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De quoi s'occupe une Wedding Planner lors de votre coordination du jour J ?


Photo : @emilycphotography


Après des mois d’organisation, le moment est arrivé : c’est le jour de votre mariage ! Pour assurer le bon déroulement de cette journée, vous comptez sur vos prestataires, vos témoins, vos amis et/ou votre famille.

Une autre possibilité s’offre à vous : faire appel à un·e wedding planner. En effet, si vous souhaitez vous occuper vous-même de l’organisation de votre mariage, il est tout à fait possible de l’engager uniquement pour gérer la bonne conduite de cette journée. Mais en quoi consiste cette prestation ? Quelles sont ses missions ? Quel est son rôle le jour J ?

Je répond à toutes ces questions juste en dessous.



Avant le mariage


Le premier rendez-vous

Avant toute chose, un premier rendez-vous est primordiale.

Qu'il soit en présentiel ou en Visio, ce premier rendez-vous va nous permettre de faire un premier point sur l'organisation, le nombre de convives attendus, le lieu de réception, la décoration, les prestataires choisis.

Nous abordons ensuite les temps forts de la journée tel que les préparations des mariés, l'arrivée des convives, la/les cérémonie(s)..

Enfin, nous parlerons de la décoration. Dans le cas ou vous avez décidé de vous chargeais vous même de la décoration de votre mariage, j’aurai besoin d’avoir un aperçu des éléments que vous avez prévu pour pouvoir l'installer comme vous le souhaitez mais aussi de vous conseillez sur sa mise en place dans les différents endroits.


Nous aborderons aussi, l'installation et la désinstallation de vos chaises et tables, l'organisation éventuelle d' un Welcome Diner la veille ou d'un brunch le lendemain et si vous souhaitez ma présence sur ces 2 jours aussi.


La prise de contact avec vos prestataires sélectionnés

Une fois ce rendez-vous fini, je contacte vos prestataires afin de me présenter mais aussi de faire un point avec eux.

Je fais le point sur leurs prestations, leurs besoins le jour j mais je leurs demandent aussi leurs heures d'arrivées / de départ / d'installation / de reprises etc ..


La visite sur le lieu avec vous ( si c'est envisageable )

Une visite sur le lieu avec vous est recommandée.

Elle me permet de voir avec vous ou se passera tous les moments de votre journée ( cérémonie, vin d'honneur, diner .. ). Je vous conseillerais aussi, si besoin, sur les emplacements, la décoration, les détails en suivant aussi le besoin de vos prestataires.


La prise de contact avec vos proches

Je prend également contact avec vos proches pour avoir connaissance des discours, vidéos, jeux et animations éventuels que je garde surprise jusqu'au jour j.

Je pourrais répondre à leurs questions, les conseiller, les accompagner mais aussi leur donner des idées pour leurs interventions pour qu’elles s’intègrent aussi au bon moment de la soirée et coïncident bien avec le planning du traiteur. ( exemple : éviter des animations entre l'entrée et le plat pour qu'il soit chaud )

Je les conseille aussi sur le timing de chaque surprises pour que ce soit ni trop long, ni trop court.


La création de votre planning et des documents nécessaires.

Tous ces éléments vont me permettre de créer le planning de votre jour j qui est un indispensable et des différents documents nécessaires au bon déroulement de votre journée.

Voici ce qu’il contient (liste non-exhaustive) : les horaires précis (à la minute près) de chaque moment important de l’organisation, les missions de chacun, les coordonnées de chaque prestataire, etc. Le jour J, ce planning me permet de suivre en temps réel l’avancement et la bonne conduite du mariage. J’envoie ce planning à chaque prestataire pour qu’ils puissent avoir toutes les informations dont ils pourraient avoir besoin. Cela me permet de vérifier aussi avec eux qu’il n’y a pas de « couac ».


Le rendez-vous avec vous pour valider le déroulement de votre journée.

Une fois le planning créé, nous le reprenons ensemble pour que vous puissiez avoir un aperçu du déroulement de votre mariage. Je prends le temps de vous expliquer en détails en quoi chaque moment est important et comment cela se déroulera. Ainsi, le jour J, vous pourrez profiter à fond de votre préparation, votre cérémonie et votre soirée sans vous soucier de quoi que ce soit. Tout sera sous contrôle, vous éviterez donc tout stress lié à l’organisation.


La visite technique avec les prestataires sur le lieu de réception.

La visite technique se fait idéalement quelques jours avant le jour J, elle est essentielle pour un inventaire et s’assurer de l’état du site. En effet, depuis la première visite, il se peut que des choses aient changé (décoration, mobilier, travaux). Il est donc nécessaire de revoir le domaine, mais cette fois pour les prestataires de mariage afin de planifier votre grand jour. A ce moment, je me charge de vérifier les derniers détails tout en m’assurant que le site est resté dans l’état qui vous a séduit et si les services proposés sont toujours les mêmes.


Le jour de votre mariage

Le jour J, je suis présente dès le matin pour la mise en place et l’accueil de vos prestataires tout au long de la journée. Par exemple, si vous vous préparez sur votre lieu de réception, je suis là pour accueillir votre coiffeur·euse et pour l’accompagner jusqu’à votre chambre. Mon rôle ce jour-là : être la cheffe d’orchestre de votre mariage. Si vos témoins ont une question, ils peuvent venir me voir ou m’appeler.

Ensuite, je m’occupe d’installer toute votre décoration : le plan de table, la décoration de table, le photobooth, la table avec votre livre d’or, les cadeaux invités, les éléments décoratifs pour votre cérémonie laïque… Lorsque vos invités arrivent, je me présente, ce qui leur permet de m’identifier pour plus tard si besoin.

Tout au long de la journée, je m’assure que chaque personne (prestataires, invités, témoins, mariés) est au bon endroit, au bon moment et n’oublie rien. Par exemple : pendant la soirée, au moment des animations, je me charge de rappeler les horaires aux témoins et d’aller les chercher quand c’est le moment du discours.

Je m'occupe de gérer les imprévus et le timing en toute discrétion.


A la suite de cette belle journée, une fois que tous les grands temps forts ont eu lieu, j’attends le début de la soirée dansante pour vous laisser profiter et danser toute la nuit !


Les avantages

En choisissant de faire appel à un·e wedding planner pour gérer la coordination du jour de votre mariages, vous :

+ Vous déchargez d’un grand nombre de tâches. + Etes accompagnés par un professionnel pour vous conseiller. + Economisez du temps (et de l’énergie). + Réduisez le stress des préparatifs. + Avez l’assurance de rien oublier. + Profitez du jour J et de vos invités à 100%. + Permettez à vos parents, proches et témoins de profiter aussi des festivités. + N’êtes pas inquiétés par les imprévus.

Si vous souhaitez prendre contact pour que l'on discute ensemble de la coordination de votre mariage, vous pouvez me contacter ici ou par mail : ilywedding@outlook.fr



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Charlotte



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